Alles wat je evenement nodig heeft
Van de eerste planning tot de afrekening na afloop: één systeem voor crew, deelnemers, passen, scannen en catering.
Plannen met overzicht en zonder dubbele inzet
Teams, taken en shifts, met een visueel planbord en een sleepbare dagagenda. Een shift kan meerdere plekken hebben, en open plekken vul je met een suggestie van beschikbare mensen.
- Visueel planbord met activiteiten als eigen laag
- Bezettingscontrole en maximum uren per medewerker
- Open shifts met een kolom “Beschikbaar” voor snelle suggesties
- Medewerkers geven zelf hun beschikbaarheid op; ingeplande tijd blijft vergrendeld
Meerdere shifts in één keer kopiëren
Vink shifts aan en kopieer ze naar een nieuwe datum — of dezelfde dag. Houd de tijd gelijk of schuif hem een aantal uren en minuten op. Over middernacht? Dan krijg je een waarschuwing en kies je zelf.
- Geplande medewerkers wel of niet meenemen
- Automatische controle op beschikbaarheid, dubbele inzet en maximum uren — wie niet kan, wordt een open plek
- Een groep geselecteerde shifts ook in één keer verwijderen, met bevestiging
Shifts kopiëren · 6 geselecteerd
Medewerkers meegenomen: 7 · open plekken: 2
Iedereen meldt zichzelf aan, jij houdt de regie
Deel een aanmeldlink met je vrijwilligers, deelnemende teams en externe partijen. Zij vullen hun eigen gegevens in; jij keurt goed met één klik. Je ziet per persoon wanneer er voor het laatst contact was.
- Rollen: beheerder, coördinator, teammanager, medewerker
- Medewerkers loggen in via een veilige e-maillink — geen wachtwoord onthouden
- E-mail en WhatsApp-sjablonen, planning in bulk mailen
- Medewerkers, deelnemers en externe partijen importeren via CSV
Aanmeldingen medewerkers
| Naam | Voorkeursteam | Beschikbaar | |
|---|---|---|---|
| Noor Hendriks | Horeca | za + zo | Goedkeuren |
| Daan Smit | Techniek | zo | Goedkeuren |
| Emma Visser | EHBO | za | Goedkeuren |
Persoonlijke passen, zoals jij ze wilt
Elke crewlid, deelnemer of leverancier krijgt een pas met QR, zone-toegang en geldige dagen. Kies een kant-en-klaar ontwerp of maak je eigen pas op je eigen achtergrond.
- Zones per locatie of ruimte, groot op de pas
- Alleen geldig op de juiste dagen
- Eigen ontwerp: achtergrond uploaden en velden slepen
- Ontwerp kopiëren naar deelnemers- of externe passen
- Externe ticket-QR koppelen aan een persoon
Ontwerp je pas zelf
Een eenvoudige editor: kies een afbeelding als achtergrond en geef aan waar de naam, de QR-code, de foto en de zones komen. Je werkt in een concept en bewaart pas als het goed is.
- Slepen, vergroten en op de millimeter instellen
- Voorbeeld met een echte persoon uit je lijst
- Testpas direct afdrukken
Alle scanmogelijkheden bij elkaar
Eén tabblad voor entree, uitgifte en catering. Scan met de camera van een telefoon of tablet, of met een handscanner. Dubbel scannen wordt herkend en re-entry wordt netjes geregistreerd.
- Entree met zones, foto en aanwezigheid
- Uitgifte van kleding en materialen
- Catering met maaltijdrecht en direct zicht op dieet en allergieën
- Camera met automatische zoom voor lastig leesbare codes (waar het toestel dat ondersteunt)
Scanlinks voor iedereen — met een slot erop
Maak per soort een openbare link: toegang, ontbijt, lunch en avondeten. Iedereen met de link kan scannen zonder in te loggen, maar alleen op het juiste moment.
- Toegang werkt alleen op de dag zelf
- Maaltijden: van 30 minuten voor tot 30 minuten na de serveertijd
- De scanner ziet alleen naam, team en uitslag — geen foto of dieetgegevens
- Link vernieuwen of intrekken wanneer je maar wilt
Scanlinks
Catering zonder giswerk
Stel per maaltijd in wie er recht op heeft en wanneer er geserveerd wordt. Zie per persoon de dieetwensen en allergieën, gebundeld tot een strak rapport — precies wat de cateraar nodig heeft.
- Maaltijdregels per dag, met en/of-voorwaarden en serveertijden
- Dieet en allergie per crewlid, deelnemer en externe pas
- Toestemming voor gezondheidsgegevens wordt vastgelegd (AVG)
- Cateraar-rapport (PDF) per maaltijd
| Naam | Herkomst | Vega | Halal | Gluten | Lactose | Opmerking |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Sanne de Vries | Horeca | ✓ | - | |||
| Youssef El Amrani | Facility | ✓ | - | |||
| Tom Bakker | Team Noord | ✓ | ✓ | Geen tarwe | ||
| Emma Visser | EHBO | ✓ | - |
Nooit meer zoeken naar de EHBO-post
Teken zelf de indeling van je terrein of spring meteen naar een kant-en-klare kaart van elke locatie ter wereld. Deel de plattegrond met coördinatoren, crew of via een externe link — met het draaiboek erbij.
- Zelf tekenen óf een kaart van overal ter wereld
- Delen per rol, persoon of externe link
- Draaiboek en andere documenten op dezelfde plek
Alle functionaliteiten op een rij
Eén systeem, van de eerste planning tot de afrekening na afloop.
Planning & rooster
- Teams, taken en shifts
- Shift met meerdere plekken
- Visueel planbord en grafische dagagenda
- Bezettingscontrole per dag
- Open shifts met suggesties
- Meerdere shifts kopiëren en verwijderen
- Activiteiten, ook meerdaags
Crew & mensen
- Medewerkers met foto en contact
- Beschikbaarheid, rijbewijs, kledingmaat
- Meerdere coördinatoren per team
- Medewerkers loggen in via e-maillink
- Zelf-aanmelden en goedkeuren
- Laatste contactmoment per persoon
Deelnemers & externen
- Deelnemende teams (spelers/staf)
- Rugnummer en extra velden
- Externe partijen met passen per persoon
- Aanmeldlink per team
- Aanmeldingen goedkeuren met één klik
Accreditatie & passen
- Pas met QR, foto en zones
- Drie kant-en-klare ontwerpen
- Eigen ontwerp met eigen achtergrond
- Ontwerp kopiëren tussen soorten passen
- Geldig alleen op de juiste dagen
- Polsbandjes printen (Zebra)
- Externe ticket-QR koppelen
Scannen
- Entree: toegang en aanwezigheid
- Re-entry per dag
- Uitgifte scannen
- Catering scannen met maaltijdrecht
- Camera of handscanner, met tijdstempel
- Openbare scanlinks met tijdvensters
Catering & dieet
- Maaltijdregels per dag
- Serveertijden per maaltijd
- Dieet en allergie per persoon
- AVG-toestemming gezondheidsgegevens
- Cateraar-rapport (PDF)
Uitgifte & rapportage
- Kleding, accreditatie en middelen uitgeven
- Genummerde middelen (bijv. portofoons)
- Uitgifte-historie
- Dashboard met live cijfers
- Overzichten: bezetting, uitgifte, dieet
Plattegrond & documenten
- Eigen plattegrond tekenen
- Kant-en-klare kaart wereldwijd
- Delen per rol, persoon of externe link
- Documenten delen (draaiboek, routes)
Communicatie & taal
- E-mail- en WhatsApp-sjablonen
- Variabelen (rooster, functie, accreditatie)
- Planning in bulk mailen
- Meertalig: NL, EN, DE, FR, ES
Veilig met gegevens van je crew
Eigen, afgeschermde omgeving
Elk evenement draait in een eigen omgeving, met rollen en rechten per gebruiker.
Beheerfuncties met slot
Ingrijpende acties zoals verwijderen en terugzetten vragen opnieuw om je wachtwoord.
Back-ups en terugzetten
Maak back-ups en zet ze terug; vóór het terugzetten bewaart CrewDeck automatisch een kopie van de actuele stand.
Bewaartermijn & opschonen
Stel een bewaartermijn in en ruim persoonsgegevens na afloop op (AVG).
Verwerkersovereenkomst
De verwerkersovereenkomst accepteer je in de applicatie; een kopie kun je altijd opnieuw afdrukken.
Online met meerdere gebruikers
Meerdere beheerders en coördinatoren werken tegelijk; wijzigingen zijn direct zichtbaar.
Zin om het live te zien?
We laten het zien met jouw evenement in gedachten.